Véritable feuille de route de l'entreprise pour l'année à venir, le budget prévisionnel découle d'un exercice collectif, associant le dirigeant et ses principaux managers. Voici comment mener à bien cette indispensable réflexion.

«Un bateau ne pourrait pas prendre le large sans un itinéraire, une carte, des données météo régulières... De la même façon, une entreprise doit s'appuyer sur son budget prévisionnel pour gérer son activité, au service d'un objectif global prédéfini et dans la continuité du business plan.» C'est ainsi que Claude Duplaa, consultant en stratégie d'entreprise chez Panoptès, et intervenant chez Demos, société de formation, définit l'utilité du budget. Alors qu'à sa création, l'entreprise a réalisé un business plan, fixant un cap sur plusieurs années, le budget permet de résumer annuellement les objectifs et les moyens pour tenir ce cap. C'est pourquoi il est indispensable. «D'une part, il fixe une stratégie pour les douze mois à venir et, d'autre part, il traduit en chiffres cette stratégie et les ressources qui y sont associées. Le budget peut donc servir aux relations avec d'éventuels investisseurs ou des partenaires financiers, comme les banques», indique François-Xavier Simon, responsable du pôle finance et gestion chez Cegos, spécialiste du conseil et de la formation. Surtout, il devra mettre en perspective la santé financière de votre entreprise. «Un bon budget est cohérent et repose finalement sur le bon sens. Il doit mettre en évidence la rentabilité, au regard de tous les indicateurs de l'entreprise», conseille Véronique Marchalant, directrice administrative et financière indépendante (société AVM Conseil) .

Définissez l'ambition de l'entreprise. Généralement, le budget d'une PME se construit sur douze mois, pour la durée de l'exercice. Néanmoins, certaines sociétés se projettent au-delà. C'est le cas des entreprises qui connaissent de longues périodes d'inertie et dans lesquelles une décision prise en année 1 - un recrutement stratégique, par exemple - aura de fortes répercussions en année 2. Alors, il est possible de construire ses budgets sur deux, voire trois ans. Mais comment procéder? Pour François Xavier Simon, «idéalement, le dirigeant devrait ouvrir le dossier en septembre-octobre pour le finaliser fin décembre, si l'exercice démarre au 1er janvier. Mais il est également possible de raccourcir les délais et de tout faire en décembre... L'essentiel étant défaire quelque chose!» Première étape: la définition de l'objectif. «Il s'agit, pour le chef d'entreprise et ses associés, de résumer l'ambition de la société pour l'année à venir», souligne Nicolas Beaudouin, directeur du pôle Paris-Ile-de-France chez KPMG Entreprises, cabinet d'expertise comptable, de commissariat au compte et de conseil. La définition de l'objectif tient compte de votre marché (le milieu concurrentiel, les besoins des clients, les opportunités), mais également des phénomènes conjoncturels (variation du prix des matières premières, pénurie de main-d'oeuvre, etc.). Vous souhaitez développer votre activité? Le mot d'ordre sera alors la croissance. Vous demanderez donc à vos coéquipiers d'accentuer leurs efforts pour y parvenir, en imaginant, par exemple, de nouveaux produits ou en prospectant à tous crins. Vous préférez, au contraire, rester prudent sur un marché tourmenté? Prônez la consolidation des acquis, voire la réduction des charges. Sylvain Gautier, quant à lui, a choisi de miser sur la prudence pour construire le budget prévisionnel de Staff and Line, sa société d'édition de logiciels, qui compte 50 salariés. «Je construis mon budget en deux temps: je commence par anticiper les ventes, en concertation avec le responsable commercial, puis j'examine les dépenses», explique-t-il.

Source: Chef d'entreprise Magazine N°14 - 01/12/2006 - Olga Stancevic