Le processus d’arrêté des comptes obéit à un formalisme très sévère.
Les intervenants impliqués dans ce processus qui ne respectent pas ce formalisme sont passibles de sanctions.
La dernière semaine du mois de mars est toujours une période cruciale dans la vie des sociétés, qui clôturent leur exercice au 31 décembre
Autrement dit, la quasi-totalité d’entre-elles doivent en effet produire et envoyer à l’administration fiscale, avant la fin du mois, leurs états de synthèse et liasses fiscales. Celles qui sont cotées à la Bourse de Casablanca ont, en plus, l’obligation d’informer leurs actionnaires en publiant leurs comptes. L’ultimatum du 31 mars angoisse donc beaucoup de dirigeants. Mais savez-vous quel chemin parcourent ces comptes avant d’être publiés ? Qui intervient dans le processus d’arrêté des comptes ? Quelle est la part de responsabilité de chaque intervenant ? Y a-t-il des sanctions en cas de manquement aux obligations légales ? Le sujet est d’actualité. Il a d’ailleurs été érigé par le Cabinet Masnaoui en thème inaugural de son cycle de rencontres mensuelles avec la communauté des dirigeants. Voici l’essentiel de ce qu’il faut savoir au sujet des comptes annuels.
Les comptes peuvent certes être préparés par les comptables ou les directeurs financiers, avec ou sans aide extérieure, mais, au regard de la loi, les comptes ne sont véritablement établis et arrêtés que lorsque les instances dirigeantes se sont officiellement réunies et ont matérialisé cet arrêté. Par instances dirigeantes, il faut entendre le conseil d’administration ou le directoire dans le cas d’une société anonyme à directoire et conseil de surveillance. Lorsqu’une seule personne assume les fonctions dévolues au directoire, les comptes sont arrêtés par le directeur général unique. Le conseil de
surveillance n’est donc pas
responsable de l’arrêté des comptes, mais le directoire doit lui présenter, aux fins de vérification et de contrôle, l’inventaire, les états de synthèse et son rapport de gestion.
La convocation peut être faite par le commissaire aux comptes
L’arrêté des comptes est rigoureusement encadré par la loi. Il doit intervenir dans les trois mois qui suivent la clôture de l’exercice. Le formalisme concerne même les modalités de convocation du conseil d’administration ou du directoire, qui incombe au président. En cas d’urgence ou de défaillance, la convocation peut être faite par le commissaire aux comptes. Elle peut également être faite par les administrateurs représentant au moins le tiers du conseil, si celui-ci ne s’est pas réuni depuis trois mois. L’invitation peut être verbale, mais il est conseillé que les convocations soient transmises contre accusé de réception, qu’il faut soigneusement conserver. Les dirigeants sont obligés de convoquer également le commissaire aux comptes. A défaut, leur responsabilité civile est engagée. Les administrateurs peuvent se faire représenter, mais uniquement par un autre administrateur. Chaque administrateur ne peut toutefois disposer, au cours d’une même séance, que d’une seule procuration. Le jour de la réunion, un registre de présence est tenu et le conseil ne peut se réunir que si la moitié de ses membres est présente.
On passe alors à l’étape du vote. Les décisions sont prises à la majorité des membres présents ou représentés, sauf si les statuts prévoient une majorité plus forte. La voix du président est en principe prépondérante en cas de partage des voix, mais les statuts peuvent y déroger.
Tous les participants au conseil sont tenus à la discrétion à l’égard des informations confidentielles ou données comme telles par le président. L’inobservation de cette obligation peut donner lieu à une action en dommages et intérêts.
Le droit d’exiger qu’une opposition figure au PV du conseil
Comment se déroule une réunion du conseil d’administration (ou du directoire) arrêtant les comptes ? Elle commence par l’approbation des décisions du conseil tenu précédemment. C’est l’occasion de tenir compte des observations et demandes de rectification des administrateurs (ou membres du directoire) qui n’auraient pas été prises en compte plus tôt. Le conseil établit ensuite les états de synthèse en faisant apparaître soit un bénéfice soit une perte. Il délibère sur la base du projet des états de synthèse, établi par le comptable ou le directeur financier. Il peut donc modifier les comptes. Si les propositions de modification bénéficient de l’unanimité, elles seront adoptées sans problème. Si, en revanche, un ou plusieurs administrateurs ne sont pas d’accord, la décision est prise à la majorité. Mais les opposants qui ne veulent pas se voir associés à une décision ont le droit d’exiger que leur opposition figure au procès verbal de la réunion. Ainsi, ils dégagent leur responsabilité au cas où cette décision causerait un préjudice à la société. Une fois le résultat définitivement arrêté, le conseil doit proposer d’affecter les résultats (constitution des réserves légales, statutaires ou facultatives, report à nouveau, distribution de dividende…). Une affectation qui sera proposée à l’assemblée générale des actionnaires.
D’autres points tout aussi importants doivent figurer à l’ordre du jour du conseil arrêtant les comptes. On citera notamment les conventions réglementées conclues au titre de l’exercice clos, les termes du rapport de gestion.
Vient ensuite la convocation de la réunion de l’assemblée générale ordinaire : la date, l’heure, le lieu et l’ordre du jour doivent être arrêtés. Notons seulement que dans le cas d’une société à directoire et conseil de surveillance, le directoire qui arrête les comptes ne peut pas convoquer l’AGO. Cette prérogative revient au conseil de surveillance. Les professionnels du droit et de la finance trouvent cette disposition regrettable parce qu’elle prive le directoire d’un moyen nécessaire à l’accomplissement de sa mission de direction.
Un procès-verbal est établi obligatoirement. Il devra identifier les participants, résumer les débats et consigner les résolutions et les résultats des votes. En cas d’inobservation de cette obligation, une amende de 6 000 à 30 000 dirhams peut être infligée au contrevenant. Le PV doit être consigné sur le registre spécial tenu au siège social de l’entreprise, coté et paraphé par le greffier du tribunal du lieu du siège.
La mission du conseil ne se termine pas à ce niveau. Les comptes doivent être communiqués au commissaire aux comptes qui doit établir un rapport général sur les comptes de l’exercice. Cela devra se faire dans un délai de 60 jours minimum avant l’avis de convocation de l’AGO. En cas de refus de communication au commissaire aux comptes de tous livres, contrats, documents comptables et registre des PV, les dirigeants sont passibles d’emprisonnement de un à six mois et/ou d’une amende de 6 000 à 30 000 dirhams. Le commissaire aux comptes, qui certifie les comptes, établit deux rapports (rapport sur les comptes et rapport spécial) sur lesquels se fondera l’assemblée générale pour approuver ou non les comptes.
Les actionnaires ont plusieurs droits (cf. avis d’expert). Les dirigeants qui les en privent encourent des amendes qui peuvent aller jusqu’à 40 000 dirhams, par exemple, s’ils ne mettent pas à leur disposition, à toute époque de l’année, certains documents d’information.
Le directoire arrête les comptes et le conseil de surveillance convoque l’AGO
Ceux qui ne réunissent pas les actionnaires dans le cadre d’une AGO dans le délai de six mois après la clôture de l’exercice encourent une peine plus lourde: amende de 60 000 à 600 000 dirhams.
En cas de carence du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, le commissaire aux comptes peut la convoquer. En cas de pluralité de commissaires aux comptes, ils agissent entre eux et s’il y a désaccord, l’un d’entre eux demande au président du tribunal statuant en référé de procéder à la convocation. Dans ce cas, l’ordonnance du président du tribunal qui fixe l’ordre du jour n’est susceptible d’aucun recours et les frais occasionnés par la réunion sont à la charge de la société. La convocation peut également être faite par les liquidateurs en cas de liquidation de la société ou par un mandataire désigné par le tribunal statuant en référé. C’est possible après la demande de tout intéressé en cas d’urgence ; de tout créancier justifiant son intérêt à agir en justice pour demander la réunion ; d’un ou de plusieurs actionnaires représentant au moins le dixième du capital social.
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