La clôture annuelle des comptes ne se résume pas à produire un bilan et un compte de résultat
pour les services des impôts, le greffe et un banquier....

C’est au contraire un ensemble, beaucoup plus complet, qui comprend une annexe analysant ou détaillant les principaux postes, un rapport de gestion, de nombreuses analyses, à l’image du plan de financement.
Il faut aussi produire les documents prévisionnels dans le cadre de la prévention des difficultés des entreprises. Document subi et établi ‘à la va vite’ ou au contraire utilisé pour une réflexion sur certains aspects prévisionnels de l’entreprise.

Il est très fréquent de considérer que la clôture annuelle, c’est ‘l’affaire’ de la comptabilité ou de la direction financière. C’est une erreur !
En réalité, la comptabilité dépend de l’alimentation par les différents départements situés en amont,
avec leurs propres outils :
Commandes et factures clients avec des éléments spécifiques à identifier (les avoirs, les litiges, les réductions, les retours,…) ; Les stocks et leurs caractéristiques pouvant induire des provisions ; Les éléments de paye avec leurs régularisations, leurs éléments variables, leurs provisions ; Les investissements industriels, les études,avec par exemples des informations sur les mises en service et donc les calculs d’amortissements ;
Les commandes d’achats, les litiges fournisseurs, les avoirs à recevoir,…
Les éléments juridiques avec les impacts possibles dans les comptes ;

C’est donc l’ensemble de l’entreprise qui est concerné, quelque soit sa taille. Ne pas en tenir compte, c’est obliger le maillon final à ‘courir dans tous les sens’ pour récupérer tant bien que mal les
éléments nécessaires. L’implication de la Direction Générale pour sensibiliser l’ensemble de l’entreprise aux enjeux de la clôture est donc essentielle.

Améliorer les clôtures annuelles

Quelques questions à se poser pour savoir si la clôture annuelle sera facile dans votre entreprise ….

- Y a-t-il une centralisation rapide et régulière des informations vers la comptabilité ?
- Les documents transmis sont ils standardisés selon des règles précises ?
- Y a-t-il une répartition claire des travaux de clôture entre opérationnels et comptables ?
- Y a-t-il une un bon niveau d’intégration et d’automatisation ?
- Y a-t-il une bonne maîtrise des schémas comptables pour TOUS les événements opérationnels ?
- La comptabilité peut elle faire valoir la règle comptable dans l’organisation ?

Et puis,
Y a-t-il un planning de clôture ?
Y a-t-il une réunion de préparation ? Si oui,celle-ci intègre t-elle l’analyse des événements significatifs de la période, les
tâches critiques en amont de la ‘compta’ ? Intègre t-on bien à la comptabilité le principe
de l’importance relative ? (= éviter la précision excessive qui empêche d’avoir suffisamment de temps pour l’essentiel).
Et les délais de sortie de résultat.

Comment les réduire ?
Un délai long peut être défini aujourd’hui comme étant supérieur à 60 jours. C’est le
cas de la grande majorité des PME.‘30 jours’ peut être considéré comme un délai,court.
Mettant de côté le petits arrangements classiques qui consistent à arrêter le mois au 25, et à ‘toper les flux’ à cette date, nous vous donnons ci-dessous les mesures classiques qui permettent de réduire sensiblement les délais :

Mettre en place une pré clôture ;

Anticiper un certain nombre d’options ;

Avoir un reporting mensuel analysé ;

Intégrer le système d’information ;

Réviser certains processus. Par exemple

instaurer des engagements de dépense.

Faire évoluer les mentalités de la fonction comptable et développer son autorité avec le soutien de la Direction Générale.
Une chose est certaine : La réduction des délais de clôture ne signifie en aucun cas une diminution de la qualité comptable. Au contraire !

Les comptes annuels ont un rôle important dans les relations opérationnelles de l’entreprise avec ses fournisseurs, ses clients ses banquiers. Le Directeur Général a un rôle essentiel dans ce processus ou il faut avant tout ANTICIPER pour bien réussir.

Source: Acting-finances