CIRCULAIRE CDVM RELATIVE A LA FONCTION DE CONTROLEUR INTERNE AU SEIN DES GESTIONNAIRES D’OPCVM CIRCULAIRE N°14/01.

Aux termes de l’article premier du Dahir portant loi n° 1-93-212 du 21 septembre 1993 relatif aux Conseil Déontologique des Valeurs Mobilières (CDVM) et aux informations exigées des personnes morales faisant appel public à l’épargne, le CDVM s’assure de la protection de l’épargne investie en valeurs mobilières et veille au bon fonctionnement du marché financier.

La présente circulaire a pour objet de définir la fonction de contrôleur interne au sein des gestionnaires d’Organismes de Placement Collectif en Valeurs Mobilières (OPCVM). Elle précise ses rôles et ses moyens d’action, les modalités de ses différentes interventions ainsi que sa relation avec le CDVM.

Article premier : Définitions

Pour l’application de la présente circulaire, on entend par :

- Le «gestionnaire » :
- Tout établissement de gestion de FCP ;
- Toute SICAV qui assure sa propre gestion ;
- Tout établissement délégataire de gestion d’OPCVM.
- Le «gérant » : la personne physique qui assure, au sein d’un gestionnaire, la gestion financière d’un ou de plusieurs OPCVM.
- Les «membres » :
- Les membres du personnel du gestionnaire ;
- Les directeurs généraux du gestionnaire ;
- Les membres du Conseil d'Administration ou du Directoire du gestionnaire, dans le cas où ceux-ci participent aux décisions d’investissement.

Article 2 : Statut du contrôleur interne

2.1 La fonction de contrôleur interne est une fonction permanente au sein du gestionnaire.

2.2 Le contrôleur interne est rattaché directement à la direction générale du gestionnaire. Sa position hiérarchique doit garantir son indépendance par rapport aux autres fonctions. Il ne peut cumuler d’autres fonctions avec celle de contrôleur interne.
 

Article 3 : Désignation du contrôleur interne

3.1 Préalablement à la désignation d’un contrôleur interne, le gestionnaire s’assure de l’honorabilité de la personne concernée, de sa connaissance du cadre légal et réglementaire et de sa compétence professionnelle.

3.2 Le gestionnaire informe le CDVM, par écrit, de l’identité de la personne appelée à occuper cette fonction et ce, au plus tard quinze (15) jours à compter de sa désignation et lui remet à cet effet un extrait du casier judiciaire ou une fiche anthropométrique et un curriculum vitae détaillant notamment sa formation académique ainsi que son expérience professionnelle.

Article 4 : Moyens d’action du contrôleur interne

4.1 Le gestionnaire met à la disposition du contrôleur interne tous les moyens nécessaires à l’accomplissement de sa mission et, notamment :
 Les moyens humains et matériels adéquats ;
 Le libre accès à tous les documents que le contrôleur interne estime utiles à l’accomplissement de sa mission ;
 L’accès aux plaintes formulées par les clients ;
 La possibilité d’assister aux différentes réunions relatives aux placements des fonds ;
 L’accès à l’information concernant tout événement affectant la gestion d’OPCVM ;
 L’accès aux informations relatives aux placements des membres, quel que soit le lieu de conservation de leurs actifs.

4.2 Le gestionnaire établit un manuel de procédures qui doit contenir les règles d’organisation minimales permettant :
- D’exercer les activités avec diligence et impartialité dans l’intérêt exclusif des porteurs de parts et des actionnaires ;
- De prévenir les conflits d’intérêt ;
- D’assurer l’autonomie des gérants et la séparation des métiers en précisant les responsabilités, les prérogatives et le champ d’action de chacun ;
- D’assurer la confidentialité des informations relatives aux porteurs de parts et actionnaires ;
- De retrouver les transactions effectuées par les membres pour leur propre compte et ce, quelle que soit l’institution de domiciliation de leurs comptes.

Article 5 : Missions du contrôleur interne

5.1 Respect des dispositions légales et réglementaires en vigueur

5.1.1 Le contrôleur interne s’assure que le gestionnaire et les gérants agissent, en tout temps, dans l’intérêt exclusif des porteurs de parts et actionnaires.
5.1.2 Le contrôleur interne établit un recueil de l’ensemble de la réglementation en vigueur. Il veille à la mise à jour dudit recueil et en assure la diffusion auprès des membres.
5.1.3 Le contrôleur interne s’assure que les différentes irrégularités relevées par l’établissement dépositaire, le commissaire aux comptes ou le CDVM sont corrigées sans délai.

5.2 Formalisation des procédures du gestionnaire

5.2.1 Le contrôleur interne s’assure que le gestionnaire dispose d’un manuel de procédures. Il veille à la mise à jour dudit manuel et en assure la diffusion auprès des membres.
5.2.2 Le contrôleur interne veille au respect par le gestionnaire de ses obligations afférentes au manuel de procédures.
5.2.3 Le contrôleur interne procède aux contrôles nécessaires afin de s’assurer du respect des procédures par le gestionnaire et les membres.

5.3 Déontologie

5.3.1 En tant que responsable de la déontologie, le contrôleur interne est l’interlocuteur des membres en matière de déontologie.
5.3.2 Le contrôleur interne organise au sein du gestionnaire, au moins deux fois par an, des séances de sensibilisation aux règles déontologiques. L’objectif de ces séances est de rappeler et d’expliciter les règles existantes et de faire le point sur les procédures établies par le gestionnaire pour le respect de ces règles.
5.3.3 Le contrôleur interne tient un registre dans lequel sont consignés les dates de ces séances, leurs comptes-rendus, la liste des personnes présentes ainsi que les heures de début et de fin.

5.4 Opérations pour compte propre des membres

5.4.1 Le contrôleur interne autorise a priori et par écrit les opérations pour compte propre des membres impliqués dans la prise des décisions d’investissement.

5.4.2 Le contrôleur interne valide a posteriori les opérations effectuées par les autres membres.

5.4.3 Il tient un registre à jour recensant les différentes opérations des membres.

5.4.4 Le contrôleur interne s’assure que les membres susceptibles de disposer d’une information privilégiée sont informés du cadre légal et réglementaire en la matière, ainsi que des sanctions encourues.

5.4.5 Le contrôleur interne veille à ce que les membres pour le compte desquels une transaction boursière aura été exécutée lui remettent une déclaration d’exécution et ce, dans les cinq (5) jours à compter de la réception de l’avis d’exécution de ladite transaction. A ce titre, la déclaration doit contenir les informations suivantes :

- Le nom de l'intéressé ;
- Le nom de l'intermédiaire ou du réseau collecteur ;
- La désignation de la valeur ;
- Le sens de l’opération ;
- Le nombre de titres acquis ou vendus ;
- La date de l'opération ;
- La valeur de l'opération ;
- L’établissement dépositaire.

Le contrôleur interne remet cette déclaration au Directeur sans délai.

5.4.6 Le contrôleur interne confronte, sur une base régulière, les transactions des membres avec celles réalisées par l’OPCVM.

5.5 Sécurité informatique

Le contrôleur interne veille à la sécurité informatique et s’assure qu’il existe un système de protection permanent des accès informatiques et que les procédures de sauvegarde des informations sont périodiquement testées.

5.6 Traitement des réclamations de la clientèle et des contreparties

Le contrôleur interne s’assure que le gestionnaire donne une suite, avec diligence, aux réclamations qui parviennent à ce dernier de la clientèle et des contreparties.

Article 6 : Relation entre le contrôleur interne et le CDVM

6.1 Le contrôleur interne élabore un rapport trimestriel de contrôle qui porte sur les moyens mis à sa disposition pour mener à bien sa mission ainsi que sur les résultats de son activité au cours de la période considérée. Ledit rapport doit être adressé au CDVM, au plus tard, trente (30) jours à compter de la fin de chaque trimestre.

6.2 Le contrôleur interne porte à la connaissance du CDVM et de la direction générale du gestionnaire toute irrégularité significative relevée dans l’exercice de sa mission ainsi que les mesures de régularisation entreprises ou envisagées.

6.3 Le contrôleur interne tient le CDVM informé de tout changement significatif affectant la vie du gestionnaire.

6.4 Le contrôleur interne s’assure du respect des conditions et des délais de transmission de tout document requis par le CDVM.

Article 7 : Changement de contrôleur interne

7.1 Tout changement ou départ du contrôleur interne doit être motivé par un courrier du gestionnaire. Ce courrier doit être adressé au CDVM au plus tard sept (7) jours après le changement ou le départ précité.

7.2 Le CDVM pourra demander au contrôleur interne de préciser également les raisons de son départ.

Article 8 : Date d’effet

Les dispositions de la présente circulaire prennent effet à compter du 1er février 2002.

Source: CVDM - www.babfinance.ma