Grâce aux technologies, le management des achats s'est diffusé dans les entreprises et s'étend désormais à l'acquisition de services.

La fonction achat est devenue un élément majeur dans la stratégie de la plupart des grands groupes, grâce au fruit du travail considérable accompli par les directions dédiées à ces opérations. En matière de réduction de coûts d'abord : toutes les recettes établies sont désormais appliquées et étendues à grande échelle, qu'elles s'appellent centralisation, standardisation des besoins, réduction du nombre de fournisseurs...

Ces dernières années, l'approche ciblée par métier et les innovations technologiques ont aussi transformé la fonction. Les démarches sont désormais différenciées. Chaque direction des achats mène régulièrement une analyse stratégique de son portefeuille, un outil primordial qui détermine la segmentation du travail en familles (matières premières, services, biens industriels...).

En même temps que cette professionnalisation, les innovations technologiques ont renforcé la montée en puissance de la fonction achat. Malgré des erreurs de jeunesse, les technologies liées à l'e-procurement, souvent associées à l'ERP (enterprise resource planning), font baisser les coûts de passation des commandes, de réception des marchandises et de traitement global. En confiant aux utilisateurs la responsabilité complète de la fonction approvisionnement, ces technologies libèrent les acheteurs de la gestion de milliers de transactions et réduisent ainsi la partie administrative de leur travail. La fonction achat peut alors concentrer son énergie sur la réduction des tâches administratives et se focaliser sur son métier de base, ce qui semble largement acquis pour les achats de matières premières et les biens industriels. C'est maintenant sur les achats de services que se penchent les directions des achats. Ces familles sont très variées : télécommunications, services informatiques, transports et logistique, marketing, communication... Comme le montre l'enquête menée par Unilog auprès de 70 dirigeants des achats de grands groupes, beaucoup de défis sont encore à relever.

Les recettes classiques ont plus de mal à s'imposer dans le monde des services du fait de la diversité des utilisateurs et des prescripteurs, de la multiplicité des sites concernés, de la difficulté à standardiser les besoins ou à trouver des fournisseurs capables d'assurer une qualité de service homogène à travers l'Europe ou sur plusieurs continents.

Or les enjeux sont de taille. Les 300 premières entreprises de France consomment chacune pour au moins 500 millions d'euros de services. Mais, surtout, la problématique que soulèvent les achats de services oblige les directions des achats à renforcer leur réflexion stratégique.

De notre enquête, il ressort aussi que la tendance de fond est à la globalisation de ces achats de services, au niveau européen, voire mondial. Mais, pour bénéficier de tout le potentiel lié à la globalisation, la fonction achat doit assumer une gestion du changement considérable. L'exercice est complexe. Il s'agit d'allier la rigueur imposée par le couple processus achats/e-solutions et la flexibilité nécessaire aux utilisateurs pour gérer des services difficiles à normaliser.

Une pratique qui transforme l'entreprise

De plus, en intégrant les nombreuses familles de services dans leur giron, et en touchant ainsi un nombre considérable d'utilisateurs, les fonctions achat se retrouvent au carrefour des thèmes de la transformation de leur entreprise. Quel est notre coeur de métier ? Que devons-nous externaliser ? Comment gérer des contrats pluriannuels de services complexes avec les prestataires ? Comment aider les métiers de l'entreprise à tirer parti des innovations proposées sur ces marchés fournisseurs ? Comment intégrer les e-solutions dans l'ossature des systèmes d'information de l'entreprise pour les rendre transparentes ? Comment intégrer le développement durable (risques environnementaux, risques sur les conditions de travail chez les fournisseurs de services) ?

Le rôle stratégique de la fonction achat devrait donc être mesuré à l'aune de la création de valeur, dont la baisse des coûts d'achat, la réduction des coûts de transaction produite par les e-solutions, une organisation facilitée...

Mais il ne faut cependant pas négliger d'autres puissants leviers : l'essor de la fonction achat amplifie ainsi la réduction des risques, les apports de l'innovation ou encore la baisse du coût d'utilisation.

Jean-Loup Ardoin est professeur au Groupe HEC, département stratégie et politique d'entreprise.

http://www.lexpansion.com/